Aplikasi scan dokumen gratis di HP membuat Anda tidak perlu lagi ke tempat fotokopi untuk mengirim KTP, ijazah, atau formulir dalam bentuk PDF. Banyak di antaranya bahkan sudah ada di ponsel, seperti Google Drive di Android dan aplikasi Catatan di iPhone. Hasilnya otomatis dipotong rapi dan bisa langsung dikirim.
Perlu dicatat, Microsoft Lens yang dulu populer sudah dipensiunkan. Menurut Microsoft, aplikasinya dihapus dari toko aplikasi pada Februari 2026 dan berhenti bisa memindai pada 9 Maret 2026. Microsoft mengarahkan penggunanya ke fitur scan di aplikasi OneDrive.
Bagi bekas pengguna Lens, fitur scan di OneDrive bisa diakses lewat tombol tambah (+) di aplikasi OneDrive. Bedanya, hasil pindaian langsung tersimpan di penyimpanan cloud OneDrive, bukan di memori HP. Pilihan ini cocok bila Anda memang memakai Microsoft 365 untuk kuliah atau kerja. Bila tidak, aplikasi di bawah ini bisa menjadi pengganti yang lebih praktis, dan sebagian besar sudah terpasang sejak HP pertama kali dinyalakan.
Daftar aplikasi scan dokumen gratis
1. Google Drive (Android)
Hasil pindaian disimpan sebagai PDF yang teksnya bisa dicari, langsung di akun Google Drive Anda.
2. Files by Google (Android)
Cocok bila Anda ingin menyimpan hasil scan di memori HP, bukan di cloud. Ketuk tombol Scan di kanan bawah, potret dokumen, lalu simpan. File PDF otomatis masuk ke folder Documents, subfolder Scanned.
3. Catatan dan File (iPhone)
Fitur pemindai bawaan iPhone bisa diakses dari aplikasi Catatan maupun File. Di iOS 26, tersedia pilihan lampu kilat dan filter gambar saat memindai.
4. Kamera Samsung Galaxy
Banyak HP Galaxy bisa mengenali dokumen langsung dari aplikasi kamera bila opsi Scene optimizer dan pemindai dokumen aktif. Saat kamera diarahkan ke kertas, muncul tombol scan untuk memotong dokumen secara otomatis.
5. Adobe Scan
Gratis dengan pilihan langganan. Versi gratis bisa mengenali teks (OCR) hingga 5 halaman, sementara fitur seperti menggabungkan beberapa hasil scan dan menghapus jari yang ikut terpotret disediakan untuk pelanggan berbayar.
Cara scan dokumen di Google Drive
Langkah berikut mengikuti panduan resmi Google Drive. Tampilan bisa sedikit berbeda tergantung versi aplikasi.
- Buka aplikasi Google Drive, lalu ketuk ikon kamera di kanan bawah.
- Arahkan kamera ke dokumen. Pemindaian bisa berjalan otomatis atau Anda menekan tombol rana sendiri.
- Rapikan hasilnya: potong tepi, pilih filter, atau tambahkan halaman berikutnya.
- Ketuk Selesai, beri nama file, pilih format PDF, lalu simpan.
Cara scan dokumen di iPhone
- Buka aplikasi Catatan dan buat catatan baru.
- Ketuk ikon lampiran (klip kertas), lalu pilih Pindai Dokumen.
- Arahkan kamera ke dokumen. iPhone akan memotret otomatis, atau tekan tombol rana.
- Ketuk Simpan Pindaian, ulangi untuk halaman lain, lalu ketuk Simpan.
- Untuk mengirim sebagai PDF, buka hasil pindaian lalu ketuk ikon bagikan.
Di aplikasi File, langkahnya serupa: ketuk tombol tiga titik, pilih pindai dokumen, lalu tentukan folder penyimpanan.
Agar hasilnya terbaca jelas, letakkan dokumen di permukaan gelap yang kontras, pastikan cahaya merata tanpa bayangan tangan, dan pegang HP sejajar dengan kertas. Bila file PDF terlalu besar untuk diunggah ke situs pendaftaran, ikuti trik mengecilkan ukuran file PDF. Pengguna WhatsApp di iPhone juga bisa memindai dokumen langsung dari ruang obrolan, seperti dibahas di artikel fitur baru WhatsApp untuk scan dokumen.
Tips agar hasil scan diterima saat daftar online
Banyak formulir daring, misalnya pendaftaran sekolah, lamaran kerja, atau layanan publik, menolak berkas yang buram atau terlalu besar. Beberapa langkah sederhana bisa mencegahnya.
- Baca ketentuan berkas lebih dulu. Perhatikan format yang diminta (PDF atau JPG) dan batas ukuran file, lalu pilih format yang sesuai saat menyimpan hasil scan.
- Gabungkan halaman dalam satu PDF bila diminta. Google Drive, aplikasi Catatan di iPhone, dan Adobe Scan bisa menambahkan beberapa halaman dalam satu sesi pemindaian.
- Pilih filter yang tepat. Filter hitam-putih membuat teks lebih tegas dan ukuran file lebih kecil, tetapi untuk dokumen berwarna seperti KTP atau foto, gunakan filter warna agar detailnya tetap terlihat.
- Beri nama file yang jelas. Misalnya “KTP-Nama-Lengkap.pdf” alih-alih nama otomatis berisi angka, agar mudah dicari dan tidak tertukar.
- Cek ulang sebelum mengunggah. Buka hasil PDF dan perbesar bagian teks kecil, seperti nomor induk atau tanggal, untuk memastikan semuanya terbaca.
Untuk dokumen sensitif seperti KTP dan KK, simpan hasil scan di folder yang dikunci atau hapus setelah dikirim, dan kirim hanya ke pihak yang memang memintanya.
