Hai JBers, pernah gak sih kamu ngetik email buru-buru, terus langsung kirim padahal masih ada typo parah, lupa lampiran, atau malah ke orang yang salah? Rasanya panik kan? Nah, recall email Outlook bisa jadi penyelamatmu—asalkan kondisi mendukung. Jadi di artikel ini, aku bakal bahas tuntas cara recall email Outlook, apa aja syaratnya, kelebihan & kekurangannya, plus tips supaya recall kamu lebih kemungkinan berhasil. Yuk disimak, biar gak nyesel belakangan!
Apa Itu Recall Email Outlook
Recall email Outlook adalah fitur untuk “menarik kembali” email yang udah kamu kirim. Artinya, kamu bisa:
- Menghapus salinan yang belum dibaca dari kotak masuk penerima,
- Atau menggantinya dengan pesan baru jika kamu mau perbaiki kesalahan di email yang sudah terkirim.
Tapi perlu diingat: meskipun kamu tekan recall, bukan berarti jaminan pesan asli akan hilang sepenuhnya dari penerima. Banyak faktor yang menentukan.
Syarat Supaya Recall Email Outlook Bisa Berhasil
Agar fitur recall email Outlook bisa bekerja dengan baik, beberapa syarat ini harus dipenuhi:
- Keduanya harus menggunakan akun Microsoft 365 atau Microsoft Exchange dalam satu organisasi
Kalau penerima pakai Gmail, Hotmail, Yahoo, atau akun di organisasi lain, recall kemungkinan besar gagal. - Versi Outlook-nya mendukung recall
Biasanya Outlook versi desktop di Windows mendukung. Ada perbedaan di Outlook klasik vs new Outlook vs Outlook di web. Outlook untuk Mac dan aplikasi mobile punya keterbatasan. - Email belum dibaca oleh penerima
Kalau penerima sudah membuka email, note reading pane pun bisa dianggap dibuka, maka recall tidak akan berhasil. - Email masih berada di folder Inbox penerima (belum dipindah oleh rule, filter, atau add-in)
Kalau sudah otomatis dipindahkan ke folder lain, atau sudah diproses oleh filter, recall bisa gagal. - Fitur recall harus diaktifkan di server Exchange atau Microsoft 365
Kalau pengaturan server atau admin memblokir fitur ini, kamu gak bisa pakai recall.
Langkah-Langkah Recall Email Outlook
Berikut panduan recall email Outlook secara umum. Bisa berbeda sedikit tergantung versi Outlook yang kamu pakai (Outlook klasik, New Outlook, Outlook web, dsb):
Outlook Desktop (Windows)
- Buka Outlook, pergi ke folder Sent Items.
- Cari email yang mau kamu recall, lalu double-klik untuk membukanya di jendela terpisah.
- Di bagian atas jendela pesan, cari tab Message. Di sana cari menu Actions atau di ribbon ada pilihan Recall This Message.
- Setelah klik “Recall This Message”, muncul dialog dengan 2 opsi:
- Delete unread copies of this message
- Delete unread copies and replace with a new message
- Pilih opsi yang kamu mau, lalu klik OK. Kalau pilih opsi ganti pesan, kamu akan diberi kesempatan edit pesan baru, lalu kirim ulang.
- Aktifkan opsi pemberitahuan (jika tersedia) supaya tahu apakah recall berhasil atau gagal untuk setiap penerima.
Outlook Web / New Outlook (Outlook versi modern)
- Beberapa laporan menyebutkan bahwa recall juga tersedia di versi web/outlook online untuk organisasi yang memakai Exchange / Microsoft 365.
- Langkah-nya mirip: buka Sent Items, buka pesan, cari opsi Recall Message, pilih opsi hapus atau ganti, kemudian konfirmasi.
Kenapa Recall Bisa Gagal?
Jangan berkecil hati kalau recall kamu gagal. Berikut sebab-sebab umum kenapa recall email Outlook gak berhasil:
- Penerima sudah membaca email (atau membuka preview/reading pane).
- Penerima memakai akun di luar organisasi atau bukan Exchange / Microsoft 365.
- Pesan sudah dipindahkan ke folder lain oleh filter atau rule.
- Outlook versi penerima tidak mendukung recall, atau setting server memblokir recall.
- Email dilindungi oleh kebijakan keamanan (misalnya Azure Information Protection) sehingga recall tidak diizinkan.
Tips Agar Recall Kamu Paling Mungkin Berhasil
Biar kesempatan recall makin tinggi, coba tips ini:
- Bertindak cepat! Semakin lama email berada di kotak masuk penerima, semakin besar kemungkinan ia dibuka atau diproses.
- Cek ulang penerima, lampiran, dan isi email sebelum tekan “Send”. Kadang hal kecil kayak typo atau alamat salah bisa jadi sumber masalah besar.
- Gunakan fitur Delay Delivery atau penundaan pengiriman di Outlook agar ada jeda waktu sebelum email benar-benar dikirim. Kalau ketahuan ada kesalahan, kamu bisa batal dulu.
- Pastikan bahwa setting organisasi / IT kamu mengizinkan recall. Kalau admin mematikan fitur tersebut, kamu gak bisa pakai recall sama sekali.
Penutup
Jadi, JBers, recall email Outlook memang keren dan bisa menyelamatkan kamu dari momen panik karena salah kirim. Tapi jangan terlalu berharap 100% berhasil—ada banyak variabel yang harus pas. Kalau gagal, gak apa-apa, kamu masih bisa nanggung malu sebentar, lalu kirim email pembetulan dengan gaya yang santai tapi profesional. Ingat: lebih baik mencegah daripada memperbaiki.
Kalau kamu merasa artikel ini bermanfaat, jangan lupa share artikel ini ke temen kamu yang sering pakai Outlook juga. Biar sama-sama gak panik kalau bensin emailnya keburu terkirim!
